El reglamento interno de trabajo se encuentra regulado en el artículo 104 y siguientes del Código Sustantivo del Trabajo o CST. Como lo dice su nombre es un documento interno de la empresa que contiene las reglas de comportamiento que guiarán la relación entre el empleador y los trabajadores que este tenga a su cargo. El reglamento interno de trabajo contiene normas a seguir, obligaciones por cumplir tanto para el empleador como para el trabajador e incluso las sanciones por su incumplimiento, y el procedimiento que se debe seguir para que sean aplicadas, en general, lo que busca  es proteger la paz y el orden en las relaciones laborales.

El empleador puede elaborar el reglamento interno de trabajo, como indica el artículo 106 del CST “sin intervención ajena”, es decir, su creación puede estar inicialmente a cargo del empleador, pero esto no quiere decir que haya libertad absoluta en lo que decida estipular, pues si decide suscribir cláusulas que puedan perjudicar a los trabajadores en sus derechos o desmejorar sus condiciones de trabajo, encontrará problemas:

1. Las cláusulas de esta clase serán ineficaces, es decir que no tienen efecto alguno y quedarían sin posibilidad de aplicación, 
2. y si es así, jurisprudencialmente se estableció que, los trabajadores deben ser escuchados por los empleadores en un escenario propicio y ameno para ello, para discutir entre otros las escalas de faltas y las posibles sanciones para que no se tornen exageradas..

Recuerda, el reglamento interno hace parte íntegra del contrato individual de trabajo, tanto el empleador como los trabajadores están obligados a lo suscrito en este.

Contenido del reglamento interno de trabajo

Este reglamento interno de trabajo del que hablamos debe contener, como mínimo, los puntos traídos por el artículo 108 del CST, es así como, cada empleador de acuerdo a su necesidad puede adicionar las estipulaciones que considere necesarias, siempre cuidando que las cláusulas que incluya no desmejoran las condiciones del trabajador en relación con lo establecido en las leyes, en el contrato de trabajo, en los pactos o convenciones colectivas o en los fallos arbitrales que puedan existir.

Entonces, ¿cuáles son las cláusulas que cómo mínimo debe contener el reglamento interno de trabajo? 

• Se debe indicar la identificación del empleador junto con sus datos de contacto, el establecimiento donde opera la empresa y el lugar donde se desarrollará el trabajo.

• Se deben indicar las condiciones de admisión, de aprendizaje y las características que tendrá el período de prueba.

• Las características de los contratos accidentales o transitorios y las condiciones de las que gozarán los trabajadores que se asocien con este. 

• El horario laboral de entrada y salida de los trabajadores; las horas en que principia y termina cada turno si la empresa trabaja con esta modalidad; el tiempo destinado para los períodos intermedios de descanso y  comida dentro de la jornada.

• Se debe indicar las condiciones si se estipulan horas extras y si habrá trabajo nocturno; su autorización, el reconocimiento y cómo se hará el pago.

• Se debe determinar qué días serán los días de descanso legalmente obligatorio, si hay horas o días de descanso convencional o adicional; los términos de las vacaciones remuneradas; cómo se tratarán los permisos, con énfasis en lo relativo a los permisos sindicales, asistencia al entierro de compañeros de trabajo y grave calamidad doméstica.

• Lo pertinente al salario mínimo legal o convencional, y el lugar, el periodo y día de pagos.

• Las disposiciones o mandatos de orden y seguridad dentro de la empresa y lo relativo cuando el trabajo se desarrolla fuera de un establecimiento, además de dar las indicaciones pertinentes sobre posibles riesgos profesionales de acuerdo a la actividad que desarrolle la empresa e instrucciones, para prestar los primeros auxilios en caso de accidentes.

• Orden jerárquico dentro de la empresa, y a quiénes puede acudir el trabajador en caso de inconvenientes internos, y ante quienes se deben presentar los reclamos del personal y tramitación de éstos.

• Finalmente, una de las cláusulas a la que más debe ponérsele atención a la hora de redactar un reglamento interno de trabajo, esta es, la que contiene las “Obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y los trabajadores, la escala de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de sanciones disciplinarias y forma de aplicación de ellas.” (Código Sustantivo del Trabajo [CST]. Art. 108. 7 de junio de 1951 (Colombia).)

• Pero no son las únicas, los reglamento internos de trabajo pueden tener cuantas cláusulas adicionales el empleador considere necesarias, siempre que sean legales

• Se recomienda por nuevas disposiciones relativas a las leyes laborales incluir una cláusula que trate sobre mecanismos de prevención de acoso laboral y procedimiento interno confidencial y conciliatorio sobre el mismo

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Sanciones disciplinarias en el reglamento interno de trabajo

Es quizás el aspecto que más llama la atención en el reglamento interno de trabajo, y por el que la mayoría de empresas obligadas y no obligadas deciden crear e incorporar el reglamento interno de trabajo en sus empresas, ya que, en este se deben prever las conductas prohibidas o no permitidas que serán objeto de sanción y la sanción, que en todo caso, ordena la ley en el artículo 111 del CST “no puede consistir en penas corporales, ni en medidas lesivas de la dignidad del trabajador.” (Código Sustantivo del Trabajo [CST]. Art. 111. 7 de junio de 1951 (Colombia).)

Ojo, llama la atención además porque se debe ser cuidadoso al momento de establecerlas ya que las sanciones que no estén estipuladas expresamente no podrán ser impuestas al trabajador.

Se recomienda que las conductas sancionables se gradúen de forma que se constituyan como faltas leves, graves y gravísimas, y de acuerdo a esta graduación la sanción que se imponga sea proporcional, también se recomienda que se hable sobre la reincidencia de las conductas sancionables y su gravedad.

Ahora bien, pero, ¿qué tipo de sanciones se pueden imponer? pueden ser desde llamados de atención, la suspensión del trabajo bajo las reglas del artículo 112 del CST, multas bajo las reglas del artículo 113 del CST, e incluso el despido, que si se decide consagrar como sanción deberá establecerse además el procedimiento a seguir bajo las reglas del artículo 115 del CST para que no sea ilegal.

De nuevo, la disposiciones que contienen las sanciones es un temas de total importancia, y como consecuencia lo es aún más el procedimiento que se estipule para llevar a cabo las mismas, debe garantizarse el cumplimento del artículo 115 del CST, esto es, que el trabajador sea escuchado en descargos antes de ser sancionado, ante dos representantes del sindicato y a falta de esto, ante dos compañeros de trabajo, esto es, que le sea garantizado el derecho a la defensa y al debido proceso, porque será ineficaz la sanción que se aplique de la forma no prevista en el reglamento interno de trabajo.